Privacyverklaring Comnox Boekhouding
Laatst bijgewerkt: 16 oktober 2026.
Deze verklaring gaat over Comnox Boekhouding, de interne administratiehulp van Comnox Company. Comnox beheert de toepassing voor de eigen bedrijfsadministratie. Contact: info@comnoxcompany.nl.
Welke Google-gegevens worden verwerkt
Na toestemming van de accounteigenaar gebruikt de toepassing het e-mailadres van het verbonden account om de juiste mailbox en het juiste archief te controleren. Uit geselecteerde administratieve Gmail-berichten worden berichtgegevens, zoals afzender, onderwerp, ontvangsttijd en bericht-ID, en de bijlagen verwerkt. Geselecteerde berichten worden gelezen om de bijlagen te kunnen ophalen.
Documenten kunnen namen, adressen, factuurnummers, datums, bedragen, valuta en andere gegevens bevatten die op een factuur of afrekening staan. De toepassing leest deze gegevens om documenten te herkennen, te benoemen, op dubbelingen te controleren en voor de administratie te bewaren.
Gmail en Google Drive
De Gmail-machtiging laat het ophalen van berichten en het aanpassen van labels toe. De ingestelde werkstroom selecteert administratieve berichten en gebruikt labels om de verwerking bij te houden. De werkstroom verstuurt geen e-mails en verwijdert geen berichten.
De Google Drive-machtiging is beperkt tot bestanden die de toepassing aanmaakt of die uitdrukkelijk voor gebruik met de toepassing beschikbaar worden gesteld. De toepassing bewaart originele documenten en benoemde kopieën in het zakelijke Drive-archief. De openbare informatiepagina geeft geen toegang tot deze documenten.
Zelf gekozen uploads via Telegram
Je kunt administratiestukken zelf naar de bot ComnoxCompanyBoekhouding_bot sturen. De toepassing accepteert bestanden uitsluitend uit de gekoppelde privéchat. Daarvoor worden het Telegram-chat-ID en afzender-ID bewaard. Bericht-ID, ontvangsttijd, bestandsgegevens en een eventueel zelf toegevoegd bijschrift worden gebruikt voor herkomst en verwerking. De documenten worden vervolgens in hetzelfde zakelijke Google Drive-archief en boekhoudregister opgenomen.
Telegram verwerkt de berichten en bestanden binnen zijn eigen dienst. Gebruik deze route alleen voor stukken die je bewust via Telegram wilt versturen. De bot kan in de gekoppelde privéchat een ontvangst- en opslagbevestiging sturen. Een opslagbevestiging volgt pas na controle van het bewaarde origineel. Groepsberichten en berichten van andere afzenders worden niet voor de administratie opgenomen.
Doel, opslag en toegang
Google-gebruikersgegevens worden uitsluitend gebruikt om de eigen boekhoudvoorbereiding van Comnox uit te voeren en te ondersteunen. Documenten staan in Google Drive. Herkomst, bestandshashes, geselecteerde documentgegevens en verwerkingsstatus staan in een database op de door Comnox beheerde VPS. De verwerking gebeurt met een door Comnox beheerde n8n-installatie.
Google en de hostingpartijen verwerken gegevens voor de gebruikte opslag en infrastructuur. Toegang tot de administratie is bedoeld voor bevoegde beheerders van Comnox. Administratiestukken kunnen door Comnox met de ingeschakelde boekhouder worden gedeeld voor het verzorgen van de boekhouding. De toepassing uploadt niet zelfstandig naar een boekhoudportaal.
Google-gebruikersgegevens worden niet verkocht, voor advertenties gebruikt of gebruikt om algemene AI- of machinelearningmodellen te trainen. Het gebruik en de overdracht van informatie die Comnox Boekhouding via Google-API's ontvangt, volgen de Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten.
Bewaren en verwijderen
Administratiestukken en hun herkomst worden bewaard zolang dit voor de bedrijfsadministratie en toepasselijke wettelijke bewaarplichten nodig is. Technische verwerkingsgegevens worden beperkt tot wat nodig is voor controle, het oplossen van fouten en het voorkomen van dubbelingen.
Voor vragen over opgeslagen gegevens, correctie of verwijdering kun je contact opnemen via info@comnoxcompany.nl. Comnox beoordeelt een verzoek ook in het licht van eventuele bewaarplichten voor de administratie.
Toestemming intrekken
Je kunt de Google-toegang intrekken via de verbindingen met apps en services in je Google-account. Nieuwe toegang via die verbinding stopt dan. Het intrekken van toegang verwijdert niet automatisch documenten die eerder voor de administratie zijn opgeslagen; daarvoor kun je afzonderlijk contact opnemen met Comnox.
Deze informatiepagina en wijzigingen
Voor een bezoek aan de website zelf geldt daarnaast het algemene privacybeleid van Comnox Company, onder meer voor de website-infrastructuur en cookies. Google-gebruikersgegevens van de boekhoudtoepassing worden niet voor de marketingdoelen van de webshop gebruikt.
Bij wijzigingen in de gegevensverwerking wordt deze verklaring aangepast. Nieuwe toegang of een nieuw verwerkingsdoel wordt eerst afzonderlijk beoordeeld en waar nodig opnieuw geautoriseerd.